W praktyce najczęstszymi przyczynami (choć oczywiście nie jedynymi), kiedy dotychczasowy jednoosobowy przedsiębiorca rozważa „przejście na spółkę”, jest chęć skorzystania z legalnej optymalizacji podatkowej, ograniczenie odpowiedzialności własnym majątkiem bądź kwestie związane z dalszą sukcesją przedsiębiorstwa.
W internecie odpowiedź na to pytanie brzmi zwykle tak samo: „przekształć się, kiedy firma rośnie i chcesz ograniczyć ryzyko”. To zdanie jest prawdziwe i zupełnie bezużyteczne, bo nie mówi ani od kiedy, ani czego przekształcenie nie załatwi.
Poniżej rozkładamy decyzję na czynniki, które faktycznie o niej przesądzają. O tym, jak wygląda sama procedura krok po kroku – plan przekształcenia, ocena przez biegłego rewidenta, wpis do KRS – opisaliśmy osobno.
Zacznijmy od tego, czego przekształcenie nie robi
Przekształcenie kodeksowe ogranicza odpowiedzialność na przyszłość. Nie działa wstecz. Za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia przedsiębiorca jako osoba fizyczna odpowiada solidarnie ze spółką przez trzy lata od dnia przekształcenia (art. 584(13) KSH). Przez ten czas wierzyciel może zaspokoić się z majątku prywatnego dokładnie tak, jak mógł przed zmianą formy. Odrębnie rządzą się zobowiązania podatkowe. Sukcesja praw i obowiązków podatkowych przy przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę kapitałową ma własne zasady i własny zakres odpowiedzialności. Odpowiedzialność członków zarządu spółki ma charakter subsydiarny w stosunku do spółki, a jej całkowite wyłączenie wymaga spełnienia dodatkowych warunków tzw. przesłanek egzoneracyjnych określonych w art. 299 KSH.
Wniosek praktyczny jest prosty: jeżeli powodem myślenia o spółce jest ryzyko, które już się zmaterializowało, przekształcenie kodeksowe nie jest ratunkiem. Jest ruchem porządkującym przyszłość, a nie tarczą na przeszłość.
Cztery powody, dla których przekształcenie ma sens
Odcięcie majątku prywatnego od ryzyka firmowego. Wspólnik spółki z o.o. (w odróżnieniu od jej zarządu) co do zasady nie odpowiada za jej zobowiązania. Im większe kontrakty, wyższe kary umowne i dłuższe łańcuchy podwykonawców, tym większa różnica między jedną formą a drugą. Zastrzeżenie z poprzedniej sekcji nadal obowiązuje – chodzi o ryzyko, które dopiero nadejdzie.
Wspólnik, inwestor, sukcesja. Udziałów w spółce można sprzedać część, można je darować, można je odziedziczyć. Jednoosobowej działalności nie da się „podzielić” – jest przypisana do konkretnej osoby fizycznej i wraz z nią się kończy. Jeżeli w planach jest wejście wspólnika albo przekazanie firmy dzieciom, spółka jest jednym z rozwiązań.
Wiarygodność i finansowanie. Część zamawiających – zwłaszcza w przetargach i w obrocie z dużymi podmiotami – traktuje spółkę kapitałową jako partnera o innym profilu ryzyka niż JDG.
Opodatkowanie. Chęć skorzystania z legalnej optymalizacji podatkowej, jak również optymalizacji w zakresie innych danin publicznoprawnych. Dla wielu przedsiębiorców to jest prawdziwy powód, a odpowiedzialność jest tylko wygodnym uzasadnieniem. Wracamy do tego w sekcji o podatkach.
Kiedy przekształcenie się nie opłaca
Uczciwa odpowiedź brzmi: częściej, niż sugerują teksty pisane przez firmy, które na przekształceniach zarabiają.
Przekształcenie zwykle nie ma sensu, gdy skala działalności jest niewielka, a sama działalność jest niskiego ryzyka. Wówczas same koszty stałe związane z prowadzeniem spółki mogą przewyższać potencjalną korzyść osiągniętą z przekształcenia. Drugi przypadek to działalność oparta na decyzjach administracyjnych, ulgach albo statusie, który może nie przejść na spółkę albo przejść z ograniczeniami. Chociaż ogólna zasada jest taka, że w ramach sukcesji prawa i obowiązki przechodzą z przedsiębiorcy przekształcanego na spółkę powstałą wskutek przekształcenia (przy przekształceniu kodeksowym), istnieją od niej wyjątki.
Prawdziwy rachunek: koszt jednorazowy kontra koszt co roku
Częstym błędem jest zestawianie kosztów przekształcenia jedynie ze spodziewaną korzyścią podatkową i w efekcie automatyczna konkluzja, że przekształcenie „zwraca się w kilka miesięcy”. Tymczasem koszt przekształcenia to wydatek jednorazowy, a spółka generuje narzut co roku, do końca swojego istnienia.
| Jednoosobowa działalność | Spółka z o.o. | |
|---|---|---|
| Księgowość | uproszczona (KPiR albo ryczałt), po spełnieniu warunków – pełne księgi | pełne księgi rachunkowe |
| Sprawozdanie finansowe | brak | roczne, składane do KRS |
| Formalności korporacyjne | brak | uchwały, zgromadzenia wspólników, protokoły |
| Rejestry | CEIDG | KRS + CRBR (beneficjent rzeczywisty) |
| Wypłata pieniędzy z firmy | swobodna | wymaga tytułu prawnego (dywidenda, wynagrodzenie, umowa) |
| Koszt obsługi księgowej | W zależności od rodzaju księgowości, przy uproszczonej często kilkukrotnie niższy | Zawsze pełne księgi |
Do tego dochodzi rzecz, której nie widać w tabeli: w spółce środki pieniężne czy majątek spółki nie są Państwa pieniędzmi. W jednoosobowej działalności przelew z konta firmowego na prywatne to czynność techniczna. W spółce każda wypłata potrzebuje podstawy.
Jednorazowe koszty samego przekształcenia – opłaty sądowe, wynagrodzenie biegłego rewidenta, taksa notarialna, kapitał zakładowy – rozpisaliśmy w tabeli w artykule o procedurze krok po kroku.
Podatki: gdzie naprawdę leży różnica
Jednoosobowa działalność
Przedsiębiorca wybiera między skalą podatkową, podatkiem liniowym a ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Dochód jest opodatkowany raz, a pieniądze po opodatkowaniu są od razu prywatne. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania, a także po przekroczeniu ustawowego pułapu zysków danina solidarnościowa.
Spółka z o.o.
Spółka płaci CIT od swojego dochodu, a wspólnik płaci podatek drugi raz, gdy wypłaca sobie zysk w formie dywidendy. Istnieje możliwość skorzystania z tzw. CIT-u estońskiego, który pozwala w legalny sposób zoptymalizować opodatkowanie. Szczególnie atrakcyjny jest w sytuacjach, gdy spółka zamierza reinwestować zyski bądź wspólnicy nie zamierzają wypłacać całego zysku ze spółki. Więcej poniżej.
Estoński CIT – często jeden z kluczowych powodów przekształcenia
Ryczałt od przychodów spółki (CIT estoński) jest formą opodatkowania, której zasadniczą cechą jest konieczność odprowadzenia podatku dopiero w sytuacji wypłaty zysku ze spółki. Ponadto, nawet w momencie wypłaty zysku efektywna stawka podatku będzie niższa niż przy klasycznym CIT i wyniesie odpowiednio 20% dla małego podatnika (zamiast 26,29%) oraz 25% dla dużego podatnika (zamiast 34,39%).
Skorzystanie z estońskiego CIT wymaga spełnienia określonych warunków ustawowych, które zostaną omówione w odrębnym artykule.
Co ze ZUS po przekształceniu
Przejście na spółkę z o.o. samo w sobie nie oznacza końca składek. Wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest dla celów ubezpieczeń społecznych traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Sam sposób ustalania składki zdrowotnej też wygląda inaczej niż przy działalności.
Pierwszy rok podatkowy po przekształceniu
Działalność gospodarcza kończy swój byt, spółka zaczyna swój – a to oznacza zamknięcie ksiąg po jednej stronie, bilans otwarcia po drugiej i konieczność ustalenia, jak przebiega pierwszy rok podatkowy spółki. Dla przedsiębiorcy przekłada się to na bardzo konkretne pytanie: kiedy i za co składa ostatnie rozliczenie jako osoba fizyczna, a od kiedy rozlicza się spółka.
Działalność gospodarcza przedsiębiorcy i spółka kapitałowa stanowią dwóch różnych podatników podatku dochodowego. Dlatego dzień przekształcenia wyznacza bardzo wyraźną granicę pomiędzy rozliczeniami przedsiębiorcy jako osoby fizycznej a rozliczeniami nowo powstałej spółki.
Do dnia poprzedzającego wpis spółki do KRS przychody i koszty działalności gospodarczej pozostają rozliczeniem przedsiębiorcy i podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Z kolei od dnia przekształcenia działalność prowadzona jest już przez spółkę, która – jako osoba prawna – staje się podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). W praktyce oznacza to konieczność precyzyjnego przyporządkowania przychodów, kosztów, należności i zobowiązań do właściwego okresu oraz właściwego podatnika.
Kiedy zacząć, jak wybrać datę przekształcenia?
Przy przekształceniu obowiązuje zasada, o której warto pomyśleć na starcie, a nie na końcu: dniem przekształcenia jest dzień wpisu spółki do KRS. Nie dzień podpisania aktu notarialnego i nie dzień złożenia wniosku.
Ma to bardzo praktyczne znaczenie. Wpis w połowie miesiąca oznacza rozdzielone rozliczenia, dwa komplety dokumentów i sporo dodatkowej pracy księgowej. Wpis pierwszego dnia miesiąca – albo pierwszego dnia roku – upraszcza wszystko.
We wniosku do KRS można wskazać oczekiwaną datę przekształcenia i sąd zwykle ją uwzględnia. W praktyce jest to najczęściej pierwszy dzień miesiąca. Dodatkowo trzeba pamiętać, że nawet przy przekształceniu kodeksowym spółka powstała z przekształcenia ma nowy NIP oraz nowy numer REGON. Konieczne jest uwzględnienie wielu aspektów technicznych, jak chociażby wymiana kas fiskalnych lub ich matryc w taki sposób, żeby pozwalało to na płynne prowadzenie działalności.
Test decyzyjny – siedem pytań
Zanim policzą Państwo cokolwiek w arkuszu, warto odpowiedzieć na te pytania. Jeżeli na większość odpowiedź brzmi „tak”, rozmowa o przekształceniu ma sens.
- Czy podpisuję kontrakty, przy których jedna nieudana sprawa może sięgnąć mojego majątku prywatnego?
- Czy zatrudniam ludzi albo pracuję z podwykonawcami, za których odpowiadam?
- Czy zostawiam w firmie znaczącą część zysku, zamiast wypłacać wszystko na bieżąco?
- Czy w perspektywie kilku lat planuję wspólnika, inwestora albo przekazanie firmy w rodzinie?
- Czy firma będzie działać jeszcze co najmniej kilka lat?
- Czy stać mnie na stały, wyższy koszt obsługi księgowej i formalnej?
- Czy moja działalność nie opiera się na zezwoleniu, uldze albo statusie, który może nie przejść na spółkę?
Przekształcenie to nie jedyna droga
Zmiana formy prawnej kodeksowym przekształceniem to jedna z kilku możliwości. Można też wnieść przedsiębiorstwo aportem do nowej spółki albo założyć spółkę równolegle i stopniowo wygaszać działalność. Każda z tych dróg ma inny koszt, inny czas i zupełnie inne skutki podatkowe.
Porównanie tych trzech ścieżek zostanie opisane w odrębnym artykule. Tu wystarczy wiedzieć, że decyzja „czy” i decyzja „którędy” to dwie różne decyzje i nie warto ich podejmować jednocześnie.
Jeśli dopiero zakładają Państwo firmę i pytanie brzmi raczej „od czego zacząć”, pomocny będzie nasz tekst o wyborze formy prawnej. Jeśli natomiast rozważają Państwo przejście na inną spółkę niż z o.o., opisaliśmy też, na co zwrócić uwagę przed zmianą formy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy opłaca się przekształcić JDG w spółkę z o.o.?
Zależy od trzech rzeczy: skali ryzyka kontraktowego, tego, ile zysku zostawiają Państwo w firmie, i tego, czy stały narzut spółki zmieści się w rachunku. Przy małej firmie bez zatrudnienia i bez dużych kontraktów zwykle się nie opłaca.
Czy przekształcenie chroni przed długami, które już powstały?
Nie. Za zobowiązania sprzed dnia przekształcenia przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką przez trzy lata, ponadto zarząd odpowiada subsydiarnie za zobowiązania spółki.
Czy po przejściu na spółkę z o.o. przestaje się płacić ZUS?
Nie, samo przekształcenie tego nie załatwia. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest dla celów ubezpieczeń traktowany jak osoba prowadząca działalność.
Co dzieje się z pracownikami po przekształceniu?
Umowy o pracę trwają dalej, zmienia się pracodawca w sensie formalnym.
Ile kosztuje przekształcenie?
Jednorazowe koszty opisaliśmy w artykule o procedurze krok po kroku. W decyzji ważniejszy jest jednak koszt stały – obsługa spółki jest droższa niż obsługa działalności i to on decyduje o opłacalności.
Rozważają Państwo przekształcenie?
Decyzja o zmianie formy prawnej rzadko jest wyłącznie podatkowa – dotyka odpowiedzialności, umów, pracowników i tego, jak Państwo wypłacają sobie pieniądze z własnej firmy. Zanim ruszy procedura, warto sprawdzić, czy przekształcenie w ogóle rozwiązuje problem.
Prowadzimy przekształcenia kompleksowo – od oceny, czy mają sens, przez plan przekształcenia i współpracę z biegłym rewidentem, po rejestrację w KRS i obowiązki po przekształceniu.