Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej oprócz znacznych obciążeń podatkowych oraz publicznoprawnych, wiąże się z odpowiedzialnością całym swoim majątkiem prywatnym, za zobowiązania. Wraz ze wzrostem skali działalności, liczby kontraktów i ryzyka coraz więcej osób decyduje się na zmianę formy prawnej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Poniżej wyjaśniamy, jak przebiega przekształcenie krok po kroku, ile realnie kosztuje, jak długo trwa i o czym trzeba pamiętać, żeby nie stracić ciągłości działalności.
Na czym polega kodeksowe przekształcenie JDG w spółkę z o.o.
Przekształcenie w rozumieniu KSH, to nie jest założenie nowej firmy „od zera” i przeniesienie do niej majątku. To sformalizowana procedura, w której dotychczasowa jednoosobowa działalność zmienia formę prawną i staje się jednoosobową spółką z o.o. – z zachowaniem ciągłości prawnej.
Podstawą jest zasada kontynuacji: spółce przekształconej przysługują co do zasady wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Oznacza to, że zawarte umowy, a także – o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej – zezwolenia, koncesje i ulgi pozostają w mocy i przechodzą na spółkę.
Procedurę reguluje Kodeks spółek handlowych – art. 551 § 5 KSH oraz przepisy art. 584(1)–584(13) KSH.
Uwaga na częsty błąd: przekształcenia JDG w spółkę z o.o. nie da się przeprowadzić przez system S24 w ciągu jednego dnia. Tryb S24 dotyczy zakładania nowej spółki, a nie przekształcenia. Przekształcenie wymaga formy aktu notarialnego i udziału biegłego rewidenta.
Kiedy warto się przekształcić?
Przekształcenie nie jest rozwiązaniem dla każdego.
Warto rozważyć, gdy z prowadzoną działalnością wiąże się ryzyko kontraktowe (duzi kontrahenci, wysokie kary umowne, zobowiązania) – chodzi o odcięcie majątku prywatnego od ryzyka firmowego; gdy planują Państwo wejście wspólnika, inwestora lub sukcesję; gdy istotna jest wiarygodność wobec kontrahentów i instytucji finansujących; a także gdy osiągane dochody uzasadniają przeprowadzenie legalnej optymalizacji podatkowej.
Przekształcenie może się nie opłacać, gdy działalność jest niewielka, a koszty i formalizm związany z działaniem jako spółka (pełna księgowość, koszty obsługi) przewyższą korzyści; gdy kluczowe dla firmy są ulgi lub decyzje administracyjne, które wyjątkowo mogą nie przejść na spółkę; albo gdy zależy Państwu wyłącznie na szybkim efekcie – przekształcenie, w rozumieniu KSH trwa i wymaga kosztów wstępnych. Należy przy tym pamiętać, że istnieją inne (zwykle dużo szybsze) sposoby zmiany formy prowadzonej działalności jak np. Aport przedsiębiorstwa do spółki czy otwarcie nowej spółki i stopniowe wygaszanie JDG. Przed wyborem właściwej formy wymagana jest kompleksowa analiza sytuacji prawnej przedsiębiorstwa przeprowadzone przez doświadczonego w tej materii radcę prawnego lub adwokata.
Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. krok po kroku
Procedura składa się z kilku etapów, które trzeba przejść w określonej kolejności.
Krok 1. Plan przekształcenia wraz z załącznikami
Przedsiębiorca sporządza plan przekształcenia w formie aktu notarialnego. Plan zawiera co najmniej ustaloną wartość bilansową majątku przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Do planu dołącza się: projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt umowy (aktu założycielskiego) spółki z o.o., wycenę składników majątku oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.
Krok 2. Wniosek do sądu o wyznaczenie biegłego rewidenta
Plan przekształcenia podlega badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegłego wyznacza sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy. Co istotne, chociaż kodeks tego nie reguluje, istnieje możliwość zwrócenia się do sądu rejestrowego o wyznaczenie konkretnego biegłego rewidenta, na co w praktyce najczęściej sąd wyraża zgodę.
Krok 3. Badanie planu przez biegłego rewidenta
Biegły bada plan i wydaje pisemną opinię. Sąd wyznacza biegłego zwykle w ciągu miesiąca, a samo badanie nie powinno trwać dłużej niż 2 miesiące.
Krok 4. Oświadczenie o przekształceniu i akt założycielski spółki
Po uzyskaniu opinii biegłego przedsiębiorca składa oświadczenie o przekształceniu w formie aktu notarialnego oraz zawiera umowę spółki z o.o.
Krok 5. Powołanie organów spółki
Ustala się skład organów przyszłej spółki (co najmniej zarząd). W jednoosobowej spółce z o.o. wspólnik może pełnić funkcję w zarządzie.
Krok 6. Wpis do KRS
Składa się elektroniczny wniosek o rejestrację spółki przekształconej w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dniem przekształcenia jest dzień wpisu spółki do KRS — z tą chwilą przedsiębiorca staje się spółką z o.o.
Krok 7. Wykreślenie działalności z CEIDG
W ciągu 7 dni od rejestracji spółki w KRS należy złożyć wniosek o wykreślenie jednoosobowej działalności z CEIDG.
Krok 8. Zgłoszenia po przekształceniu
Po wpisie do KRS spółkę zgłasza się do urzędu skarbowego (aktualizacja danych, NIP-8), rejestruje dla celów VAT, jeśli dotyczy (VAT-R), oraz zgłasza beneficjenta rzeczywistego do CRBR.
Ile trwa przekształcenie JDG w spółkę z o.o.
Realny czas zależy głównie od tempa pracy biegłego rewidenta i sądu rejestrowego. Orientacyjnie: przygotowanie planu i dokumentacji, wyznaczenie biegłego przez sąd zwykle do miesiąca, badanie planu do 2 miesięcy, a następnie rejestracja w KRS. W praktyce cały proces zajmuje najczęściej kilka miesięcy. Co istotne warto we wniosku o wpis do KRS wskazać konkretną, realną datę od której chcą Państwo działać jako spółka – w praktyce najczęściej jest to pierwszy dzień miesiąca.
Ile kosztuje przekształcenie JDG w spółkę z o.o.
Na koszt składa się kilka pozycji – te wynikające wprost z przepisów oraz zależne od wartości majątku:
| Pozycja | Koszt |
| Opłata sądowa za wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta | 300 zł |
| Wynagrodzenie biegłego rewidenta | ok. 3 000-8 000 zł |
| Opłata sądowa za rejestrację spółki w KRS | 500 zł |
| Ogłoszenie o wpisie | 100 zł |
| Podatek PCC od umowy spółki | 0,5% wartości kapitału zakładowego |
| Taksa notarialna (plan, oświadczenie, umowa spółki) | W granicach ustawowych zależna od wartości – ustalana z notariuszem |
Do tego dochodzi minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. – 5 000 zł (art. 154 § 1 KSH) – oraz honorarium za obsługę prawną i księgową.
Co przechodzi na spółkę, a co nie
To najważniejsza – i najczęściej źle rozumiana – część przekształcenia.
Przechodzi na spółkę (zasada kontynuacji): zawarte umowy (z kontrahentami, leasingowe, najmu) zezwolenia, koncesje i licencje, o ile ustawa lub treść decyzji nie stanowi inaczej; majątek firmy związany z działalnością.
Nie przechodzi lub zmienia się: NIP i REGON —- spółka otrzymuje nowy NIP i nowy REGON, a NIP osoby fizycznej pozostaje przy przedsiębiorcy (to istotna różnica względem przekształceń spółki w spółkę); ulgi podatkowe co do zasady nie przechodzą na spółkę; nazwa (firma) spółki musi zawierać oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.Odpowiedzialność za zobowiązania sprzed przekształcenia
Przekształcenie ogranicza odpowiedzialność na przyszłość, ale nie „kasuje” przeszłości. Za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia przedsiębiorca (osoba fizyczna) odpowiada solidarnie ze spółką przez okres 3 lat od dnia przekształcenia (art. 584(13) KSH). Odrębną kwestią są zobowiązania podatkowe – tu sukcesja i odpowiedzialność rządzą się własnymi regułami i nie podlegają temu samemu ograniczeniu.
Po wpisie spółki do KRS należy dopilnować m.in.: zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR; aktualizacji danych i zgłoszeń w ZUS; zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego w urzędzie skarbowym (NIP-8), a w razie potrzeby rejestracji VAT-R; założenia rachunku bankowego spółki; aktualizacji danych u kontrahentów, w umowach, na fakturach i w rejestrach; wykreślenia działalności z CEIDG (7 dni od wpisu do KRS).
Przekształcenie a estoński CIT
Dla wielu przedsiębiorców realnym powodem przejścia na spółkę z o.o. jest możliwość skorzystania z ryczałtu od dochodów spółek (tzw. estoński CIT) – modelu, w którym opodatkowanie następuje dopiero przy wypłacie zysku. To potrafi istotnie zmienić rachunek opłacalności całego przekształcenia. Możliwość skorzystania z estońskiego CIT od razu po przekształceniu odróżnia kodeksowe przekształcenie od chociażby aportu, gdzie przy wartości powyżej 10 tys euro
Najczęstsze błędy przy przekształceniu
- Błędna analiza stanu prawnego spółki, w tym zawartych umów, licencji, zezwoleń, koncesji.
- Niedotrzymanie terminu na złożenie planu przekształcenia
- Błędy w akcie założycielskim, oświadczeniu lub ich projektach
- Zaniechanie bądź nierzetelne dopełnienie obowiązków informacyjnych
- Przeoczenie różnic w sukcesji podatkowej
- Brak planu wypłacenia pieniędzy ze spółki
- Nieprawidłowa data wyceny majątku
- Braki w załącznikach
- Niepełna albo nierzetelna wycena przedsiębiorstwa
- Nieprawidłowo wypełniony wniosek do KRS
- Nieprawidłowe powołanie zarządu
Najczęściej zadawane pytania
Czy NIP firmy pozostaje ten sam po przekształceniu?
Nie. Spółka z o.o. otrzymuje nowy NIP i nowy REGON. NIP osoby fizycznej pozostaje przy przedsiębiorcy.
Czy do przekształcenia potrzebny jest biegły rewident?
Tak. Plan przekształcenia bada biegły rewident wyznaczony przez sąd rejestrowy – to obowiązkowy etap.
Jaki jest minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o.?
5 000 zł (art. 154 § 1 KSH).
Czy umowy z kontrahentami trzeba zawierać na nowo?
Co do zasady nie – obowiązuje zasada kontynuacji i umowy przechodzą na spółkę. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki i przed rozpoczęciem procesu przekształcenia wymagana jest rzetelna analiza zawartych umów, a także posiadanych zezwoleń, licencji, koncesji, dotacji itp.
Czy przekształcenie można zrobić przez S24 w jeden dzień?
Nie. S24 służy do zakładania nowej spółki. Przekształcenie JDG wymaga aktu notarialnego i udziału biegłego rewidenta.
Potrzebują Państwo pomocy przy przekształceniu?
Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. to procedura, w której błąd na etapie planu, wyceny czy terminów potrafi cofnąć cały proces. Jako kancelaria prowadzimy przekształcenia kompleksowo – od oceny opłacalności, przez plan i współpracę z doradcą podatkowym i biegłym rewidentem,, po rejestrację w KRS i obowiązki, które należy dopełnić po zakończeniu procesu przekształcenia.